Tugas atau Job Desk Admin Penjualan Distributor Besar
Jika perusahaan distribusi dan penjualan tersebut berskala lebih besar, maka struktur organisasi akan lebih lengkap lagi, misal adanya:
Maka tugas Administrasi Penjualan / Sales Admin adalah sama dengan diatas, kecuali :
Bahkan untuk perusahaan yang lebih besar aktivitas administrasi penjualan / sales admin akan dibagi lagi, seperti : (yang saya kasih tanda <<<, dua bagian tersebut saya breakdown untuk menunjukan posisi SA / Admin Penjualan)
Bagian pelayanan penjualan (“Sales Service” / “Invoicing”), dengan tugas utama :
Bagian “Sales Analyst” atau “Sales Admin” (khusus menerbitkan berbagai laporan untuk analisa, diluar laporan standar dari system)
Bagian “Telesales”, ini seringkali dirangkap oleh bagian “sales admin” atau “sales service / invoicing”, dengan alasan :
Bagian sales service adalah bagian yang paling paham mengenai semua hal yang berhubungan dengan penjualan, seperti :
Sehingga dianggap yang paling bisa menjelaskan atau berkomuniasi dengan konsumen / pelanggan.
Sedangkan bagian sales admin / admin penjualan / sales analyst, biasanya hanya bisa menerima orderan yang sudah final, artinya pembeli adalah pelanggan yang sudah paham dengan produk, diskon, TOP dan program yang sedang berjalan.
Sebagai catatan, bagian sales service / invoicing adalah bagian pengendalian penjualan, sehingga secara aturan tidak diperkenankan melakukan aktivitas penjualan, baik secara langsung (field) maupun tidak langsung (tele / via phone).
Itulah sebabnya ada sub-bagian telesales, yaitu team penjualan yang kesehariannya banyak berada di kantor, tidak terjun ke lapangan (pasar phisik) secara langsung, tetapi untuk melakukan penjualan dari office.
Nah dengan saya sedikit perincian seperti ini, maka kita semakin paham, apa dan bagaimana sebenarnya staff administrasi penjualan itu?.
Ternyata ada beberapa posisi / jabatan yang memiliki pekerjaan berbeda yang memiliki nama yang sama, yaitu administrasi penjualan / sales administration / admin penjualan / admin sales.
Tugas atau job desk dari administrasi penjualan / sales administration / admin penjualan / admin sales ini bisa sama, bisa berbeda.
Tergantung apa fungsi dari posisi / jabatan tersebut (lihat lagi di pembagian di atas).
Yang satu dibagian operasional penjualan, biasa disebut admin penjualan / sales admin / sales analyst, dll.
Dengan tugas utama menerbitkan melakukan analisa data, menyajikan data, dalam bentuk beraneka laporan penjualan, distribusi, promosi, dll.
Yang lainnya berada dibagian pengendalian (office / administration), biasa disebut administrasi penjualan / administrasi sales / pelayanan penjualan / sales service / invoicing (tugas utamanya menerbitkan faktur) / sales control / dll.
Dengan tugas utama menerbitkan faktur penjualan beserta komponen yang menyertainya (nota retur / nota kredit, dll) dan laporan standard.
Tugas staff administrasi penjualan, admin penjualan atau sales admin dibagian office adalah memberikan support atas aktivitas team penjualan / sales team yang berada dilapangan dan melakukan pengendalian, dengan melakukan :
Sedangkan administrasi sales, sales admin, atau sales analyst adalah membantu para pengambil keputusan (manajer penjualan / SM, ASM, RSM, dst.) dengan menerbitkan berbagai laporan khusus.
Laporan standard yang dihasilkan dari system aplikasi, kadang masih harus diolah lagi dengan menggunakan berbagai filter atau query dan dihubungkan dengan komponen atau elemen yang lain untuk menghasilkan data dan informasi yang menunjang decision making.
Demikian pembahasan kita mengenai tugas dari administrasi penjualan atau sales admin, tentu setiap perusahaan akan memiliki spesifikasi yang berbeda, yang disesuaikan dengan core business perusahaan tersebut.
Terima kasih sudah berkunjung ke blog distribusi pemasaran dotcom, semoga bermanfaat.
Salam Sukses Sehat dan Bahagia
PENGERTIAN PENJUALAN DAN DISTRIBUSI SECARA UMUM
Di sini akan saya uraikan sedikit tentang perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi (penjualan dan distribusi), secara umum saja.
Tujuannya, agar bagian administrasi penjualan memiliki gambaran, seperti apa team penjualan yang mereka support tersebut.
Secara umum pengertian penjualan, selling atau sales adalah aktivitas pertukaran produk berupa barang atau jasa kepada pihak lain dengan menggunakan alat pembayaran yang sah dan disepakati kedua belah pihak.
Atau dalam bahasa yang umum penjualan adalah aktivitas jual beli dengan menggunakan alat pembayaran yang sah dan diakui kedua belah pihak.
Sedangkan pengertian distribusi adalah aktivitas untuk menyampaikan produk dari produsen ke konsumen dengan cara mengirimkan produk tersebut ke tempat yang tepat pada waktu yang tepat.
Penjualan dan distribusi adalah dua aktivitas yang berbeda sama sekali, satu aktivitas memindahkan barang / menukar barang dengan alat pembayaran yang sah.
Yang satunya lagi memindahkan barang dari satu lokasi ke lokasi yang lain yang sesuai atau ke lokasi yang tepat, dan tidak ada proses penukaran barang dengan alat pembayaran.
Namun dalam bisnis distribusi, keduanya merupakan dua bagian yang tidak terpisahkan, menjual dan mendistribusikan / mengirim barang atau jasa.
Perusahaan distributor, akan selalu bersentuhan dengan aktivitas penjualan dan distribusi, sehinga aktivitas tersebut harus dibantu atau di-support oleh bagian lain, diantaranya adalah bagian administrasi (admin penjualan atau admin distribusi).
Perusahaan distributor, ada yang skala usahanya kecil – menengah dengan wilayah penjualan dan distribusi satu dua kota saja atau sebagaian dari wilayah propinsi.
Tapi ada juga yang memiliki skala sangat besar dengan wilayah penjualan dan distribusi mencakup beberapa wilayah propinsi atau seluruh propinsi (nasional), bahkan sampai lintas negara.
Untuk distributor kecil dan menengah, biasanya memiliki struktur organisasi yang sederhana saja, dan memiliki team penjualan yang tidak terlalu banyak dan tidak terlalu beragam.
Biasanya hanya terdiri dari team penjualan atau salesman taking order dan salesman kanvas, yang dikomandoi oleh satu atau lebih supervisor / manajer.
Sales taking order untuk menangani outlet yang sudah menjadi langganan tetap dan memiliki rata-rata pengambilan / penjualan cukup besar, seperti grosir, atau ritel yang besar.
Sales taking order (TO) juga biasanya juga menangani outlet modern (madern trade) seperti minimarket, supermarket, atau outlet khusu (special outlet type).
Sales kanvas (canvasser), adalah sales yang berjualan dengan langsung membawa barang, sehingga barang bisa langsung diberikan / diturunkan saat itu juga.
Sales kanvas ini hanya melayani pembelian dalam jumlah yang relatif lebih kecil dibandingkan sales TO, atau outlet-outlet kecil yang sering kali tidak bisa dijangkau oleh sales TO.
Armada yang digunakan sales kanvas ini bermacam-macam, mulai dari truck box kecil sampai yang besar.
Tapi ada juga yang menggunakan sepeda motor tiga roda(triseda) dengan box kecil dibelakangnya, model ini cukup banyak dipakai karena sangat lincah, bisa masuk ke jalan-jalan yang lebih kecil.
Ada juga kanvas yang menggunakan sepeda motor, dengan box kecil dibelakangnya, biasanya produk yang dibawa berukuran kecil, seperti obat-obatan, atau area yang dilayani tidak terlalu jauh.
Untuk perusahan distributor yang besar, formasi sales team akan sangat kompleks, strukturnya juga cukup komples dan berjenjang, yang disesuaikan dengan wilayah yang layani.
Biasanya distributor besar akan memiliki kantor pusat, kantor cabang, gudang utama, gudang kecil (cabang) dan gudang pembantu untuk anak cabang.
Sehingga secara wlayah akan terbagi menjadi wilayah nasional, regional, sub-regional / cabang, distrik dan sub-distrik.
Masing wilayah akan dipengang oleh NSM – National Sales Manager, RSM / RM – Regional Sales Manager / Regional Manager, ASM – Area Sales Manager / BM – Branch Manager, DM – District Manager dan SS / ASS – Sales Supervisor / Area Sales Supervisor.
Apakah setiap distributor besar selalu memilki pembagian wilayah seperti itu?,
Tidak selalu, beberapa akan menggunakan pembagian Nasional, Area, Distrik / Sub-distrik, dengan pemegang wilayah NSM, ASM / SM dan ASS / SS.
Atau dengan pembagian Nasional, Regional dan Distrik / Cabang, dengan pemegang wilayah NSM / GM, RSM / RM, BM / DM.
Dan masih ada pembagian yang lain yang disesukan dengan kebutuhan dan tujuan dari distributor tersebut.
Mengenai sales team, biasanya juga sangat bervariasi, mulai dari sales kanvas (canvasser), sales taking order (TO), sales account / account sales / sales executive (Acc-Sls, SE), task force/ team motor (TM/TF), dan lain-lain.
Kemudian masing-masing juga masih dibagi lagi yang disesuaikan dengan type atau jenis outlet yang akan dilayani, seperti TO untuk Key-Wholesaler, TO untuk key- Retailer, TO untuk special outlet, Sales Account untuk MT- Chainstore, MT – Lokal, dan lain-lain.
Tentu masing – masing memiliki karakteristik dancara kerja yang sedikit berbeda, terutama yang melayani key-account modern trade atau HCO.
Pengertian dan Tugas Sales Admin
Untuk perusahaan distributor kecil menengah, pembagian tugas tidak begitu banyak atau ada beberapa tugas yang dirangkap, sebagai akibatnya, struktur organisasinya sangat sederhana dan cenderung flat.
Di perusahaan kecil dan menengah, umumnya hanya terdiri dari bagian Administrasi Umum dan Keuangan, bagian Penjualan / Pemasaran, dan bagian Gudang dan Pengiriman.
Maka tugas Administrasi Penjualan adalah :
Admin staff assist administrative managers in managing schedules, budget, personnel databases, and generating reports. This role also requires a significant amount of communication and coordination with other staff and departments, including senior level officials.
Admin Staff may have a Bachelor's Degree or equivalent of it in any field. Management and organization skills are required for the Admin Staff to be effective in his or her role.
We are seeking a Administrative Staff to join our team. The candidate will support our company, this role involves a variety of administrative tasks to ensure smooth operations and effective project management.
- General administration work.- Creating contracts.- Equipment/consumables management and purchasing.- Perform other duties as assigned.
- Work experience in the same position: About 1- 2 years.- English: Internal Communication with Japanese staff.- Those who are willing to learn regarding of Admin works/Purchasing/Contract, etc...
Karir Anda Dimulai Dari Sini
Kami percaya bahwa untuk dapat menghasilkan karya terbaik, kami membutuhkan profesional muda yang memiliki integritas tinggi, antusias melakukan perubahan.
Admin staff assist administrative managers in managing schedules, budget, personnel databases, and generating reports. This role also requires a significant amount of communication and coordination with other staff and departments, including senior level officials.
Admin Staff may have a Bachelor's Degree or equivalent of it in any field. Management and organization skills are required for the Admin Staff to be effective in his or her role.
Azib Imron S.Ag mengajukan lamaran untuk posisi Admin Gudang di PT. Aneka Makmur Sejahtera. Ia menyertakan berkas persyaratan yang diminta yaitu surat lamaran, KTP, KK, ijazah, SKL, SKD, dan pas foto. Ia berharap dapat memperoleh pertimbangan atas lamarannya ini.
Admin staff assist administrative managers in managing schedules, budget, personnel databases, and generating reports. This role also requires a significant amount of communication and coordination with other staff and departments, including senior level officials.
Admin Staff may have a Bachelor's Degree or equivalent of it in any field. Management and organization skills are required for the Admin Staff to be effective in his or her role.
SALES ADMINISTRATION – SALES SUPPORT
Administrasi penjualan, bagian yang yang shampir selalu ada di perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan atau bisnis.
Bagi perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan dan distribusi (distributor / trader / key-wholesaler), keberadaan administrasi penjualan atau administrasi sales ini sangat penting.
Pada artikel sebelumnya kita sudah membahas mengenai Tugas Staff Administrasi Marketing, secara umum dalam fungsi yang hampir sama dengan fungsi penjualan.
Pada artikel ini, kita akan membahas tentang Tugas Staff Administrasi Penjualan, di perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan dan distribusi.
Bagian ini disebut juga Administrasi Sales, Admin Penjualan, Admin Sales, Sales Admin, Sales Administration, sales analys, sales service, atau nama yang lain lagi.
Beberapa memiliki fungsi yang sama, beberapa bersifat khusus, artinya mengerjakan tugas yang lebih khusus.
Contoh Sales Analys, memiliki tugas yang hampir sama dengan sales admin / admin penjualan pada umumnya, tetapi lebih detail ke penerbitan berbagai laporan untuk kepentingan analisa lebih lanjut oleh para decision maker (Sales Manager, Sales Director, GM Sales dll.).
Untuk perusahaan kecil menengah yang bergerak dalam bidang produksi, seringkali administrasi penjualan menjadi satu dengan administrasi marketing (bersifat umum).
Sedangkan untuk perusahaan kecil menengah yang bergerak dalam bidang distribusi dan penjualan, administrasi penjualan juga mengurusi hampir semua aktivitas yang berhubungan dengan penjualan dan distribusi.
ADMIN SALES / ADMINISTRASI PENJUALAN
Di atas kita sudah bahas sedikit tentang distributor dan team penjualannya, mulai dari distributor kecil menengah dan distributor kelas nasional yang memiliki team penjualan sangat banyak, komplek dan berjenjang.
Kita akan coba memilah-milah sedikit apa saja tugas dari admin penjualan / admin sales ini, baik untuk distributor kecil maupun yang besar.
